SURAT MENYURAT

PENGERTIAN SURAT MENYURAT

Secara umum surat adalah suatu sarana untuk menyampaikan informasi atau pernyataan secara tertulis kepada pihak lain baik atas nama pribadi (sendiri) ataupun karena kedinasan.

Surat juga merupakan wakil resmi dari yang mengirim untuk membicarakan masalah yang dihadapi. Secara singkat dapat diketemukan bahwa surat adalah alat komunikasi penting dalam tata kerja tata usaha.
Apabila terjadi hubungan surat menyurat secara terus menerus dan berkesinambungan, maka kegiatan ini disebut surat menyurat atau lazimnya korespondensi. 

FUNGSI SURAT MENYURAT

    Surat yang berfungsi sebagai salah satu alat komunikasi dalam dunia usaha dan perkantoran, dapat juga berfungsi sebagai :

1. Alat bukti tertulis : adanya hitam di atas putih berguna untuk dijadikan bukti apabila terjadi perselisihan atau salah penafsiran antar kantor atau pejabat yang mengadakan hubungan korespondensi.
2. Alat pengingat : berguna untuk mengetahui hal-hal yang terlupa atau telah lama.
3.  Bukti historis : berguna sebagai bahan riset mengenai keadaan atau aktivitas suatu organisasi pada masa-masa lalu.
4. Duta organisasi : surat dapat mencerminkan keadaan mentalitas, jiwa dan kondisi intern dari organisasi atau kantor yang bersangkutan.
5. Pedoman : surat juga merupakan pedoman dalam pelaksanaan pekerjaan.

JENIS - JENIS SURAT :

A. Menurut wujud surat :

1. kartu pos
2. warkat pos
3. surat bersampul
4. nota
5. telegram
6. surat pengantar

B.  Menurut tujuan surat :

1. surat pemberitahuan
2. surat perintah
3. surat permintaan/permohonan
4. surat panggilan/teguran
5. surat peringatan
6. surat keputusan
7. surat perjanjian
8. surat laporan
9. surat pesanan
10. surat penawaran

C.  Menurut sifat isi dan asal surat :

1. surat dinas
2. surat niaga
3. surat pribadi (bersifat kekeluargaan dan resmi)

D.  Menurut jumlah penerima surat :

1. surat biasa
2. surat edaran
3. surat pengumuman

E.  Menurut keamanan isi surat :

1. surat sangat rahasia
2. surat segera
3. surat biasa

F.  Menurut prosedur pengurus surat :

1. surat masuk
2. surat keluar

G.  Menurut jangkauan surat :

1. surat intern
2. surat ekstern

CONTOH SURAT 

Surat Dinas

SMK NEGERI TEPUS

Jl. Pule Gundes Tepus Gunungkidul

No. Telp. 021-780000000

Nomor : 013/SMK Plt.Jy/XII/2012 Jakarta, 22 April 2012

Lampiran : 1 Lembar

Perihal : Pemberitahuan

Kepada

Yth, Bapak/Ibu/Orang Tua/Wali Murid

Di Jakarta

Dengan Hormat,

Agar terwujudnya keinginan anak-anak kami semua yaitu lulus dengan nilai yang sempurna, kami telah membuat suatu langkah agar anak-anak Ibu dan Bapak semua dapat lulus dengan hasil yang maksimal.

Harapan kami Bapak dan Ibu berkenan memberikan motivasi demi kesuksesan program belajar kami yaitu sukses mencapai UN. Acara ini akan kami selenggarakan pada:

Hari, tanggal : Senin, 23 April 2012

Waktu : 08.00-12.00 WIB

Tempat : Ruang Pertemuan Lt. 2

Motivator : Bpk. Karyo Sentono

Tujuan dari acara ini adalah agar Bapak dan Ibu dapat memberikan motivasi dan dukungan semangat belajar kepada siswa. Dengan dukungan dari Bapak dan Ibu sekalian, kami berharap anak murid dapat lebih efisien mempergunakan waktu yang singkat ini untuk rajin belajar.

Sekian pemberitahuan dari kami. Atas perhatianyya kami ucapkan terima kasih.

Kepala Sekolah SMK N Tepus

Bpk. Sudiyono

Tembusan :

Ketua Yayasan SMK N Tepus

 

 

Surat Edaran 

 

SURAT EDARAN
Nomor: …

Kepada: Seluruh Karyawan PT Maju Terus
Dari: Direktur Utama
Perihal: Bantuan untuk korban bencana alam

Seperti kita ketahui bersama, pada tahun 2010 yang lalu, propinsi Daerah Istimewa Yogyakarta dan Jawa Tengah mengalami musibah bencana alam berupa letusan Gunung Merapi yang mengakibatkan kerugian, baik jiwa maupun harta benda. Sampai saat ini, bencana sekunder berupa lahar dingin masih menjadi ancaman jika terjadi hujan deras. Pada hari Sabtu tanggal 19 Maret 2011 yang lalu, beberapa rumah di kecamatan Cangkringan kabupaten Sleman rusak berat terkena lahar dingin menyusul rumah-rumah di wilayah Magelang yang sudah lebih dulu terkena.

Mengingat masalah tersebut, Direktur PT Maju Terus mengetuk serta mengajak kita semua untuk bersedia mengulurkan tangan demi meringankan mereka yang tengah menderita. Bantuan masing-masing karyawan dapat disalurkan lewat Sekretaris Perusahaan dan akan diteruskan kepada para korban. Prioritas penyaluran bantuan akan diberikan kepada para pengungsi di lokasi pengungsian yang paling dekat dengan kantor perusahaan yaitu di posko Banjarharjo. Dari setiap departemen agar mengirimkan satu perwaklan karyawan untuk turut serta menyerahkan sumbangan tersebut.

Demikian surat edaran ini dibuat, atas perhatiannya disampaikan terima kasih.

Yogyakarta, 21 Maret 2011
PT Maju Terus

Arman Perdana
Direktur Utama

Surat Panggilan / teguran 

 

PEMERINTAH KABUPATEN CIAMIS

DINAS PENDIDIKAN

SMP NEGERI 1 PAMARICAN

Jalan Cikupa No. 1 Tlp. (0265) 742524 Pamarican Ciamis Pos 46382

Nomor : ……./422/BP SMP.01/2012                         Pamarican,……………………..2012

Hal      : Panggilan Orangtua

Kepada

Yth. Orangtua siswa dari____________________________

        Di  Tempat

Assalamu’alaikum War. Wab

Sehubungan dengan adanya sesuatu yang perlu disampaikan kepada bapak / Ibu, maka kami mengundang bapak/ibu selaku orangtua siswa dari :

Nama               : ___________________________________

Nomor Induk  :___________________________________

Kelas               :___________________________________

Dengan ketentuan sebagai berikut :

Hari/Tanggal   : ___________________________________

Waktu             : Pukul 08.00 WIB s/d Selesai

Tempat            : Ruang BP/BK SMP N 1 Pamarican

Mengingat sangat pentingnya hal diatas kami mohon bapak/ibu hadir tepat waktu. Atas perhatian dan kehadirannya saya ucapkan terimakasih.

Wassalamu’alaikum War.Wab

       Kepala Sekolah                                                       Wali  Kelas

 Drs. Dadang Supriatna                                      ______________________

       NIP.19651012 199211 1 001                                  NIP.