PENGERTIAN SURAT MENYURAT
Secara umum surat adalah suatu sarana untuk menyampaikan informasi
atau pernyataan secara tertulis kepada pihak lain baik atas nama pribadi
(sendiri) ataupun karena kedinasan.
Surat juga merupakan wakil resmi dari yang mengirim untuk
membicarakan masalah yang dihadapi. Secara singkat dapat diketemukan
bahwa surat adalah alat komunikasi penting dalam tata kerja tata usaha.
Apabila terjadi hubungan surat menyurat secara terus menerus dan
berkesinambungan, maka kegiatan ini disebut surat menyurat atau lazimnya
korespondensi.
FUNGSI SURAT MENYURAT
Surat yang berfungsi sebagai salah satu alat komunikasi dalam dunia usaha dan perkantoran, dapat juga berfungsi sebagai :
-
Alat bukti tertulis : adanya hitam di atas putih berguna untuk
dijadikan bukti apabila terjadi perselisihan atau salah penafsiran antar
kantor atau pejabat yang mengadakan hubungan korespondensi.
-
Alat pengingat : berguna untuk mengetahui hal-hal yang terlupa atau telah lama.
- Bukti historis : berguna sebagai bahan riset mengenai keadaan atau aktivitas suatu organisasi pada masa-masa lalu.
- Duta organisasi : surat dapat mencerminkan keadaan mentalitas, jiwa
dan kondisi intern dari organisasi atau kantor yang bersangkutan.
- Pedoman : surat juga merupakan pedoman dalam pelaksanaan pekerjaan.
JENIS - JENIS SURAT :
A. Menurut wujud surat :
1. kartu pos
2. warkat pos
3. surat bersampul
4. nota
5. telegram
6. surat pengantar
B. Menurut tujuan surat :
1. surat pemberitahuan
2. surat perintah
3. surat permintaan/permohonan
4. surat panggilan/teguran
5. surat peringatan
6. surat keputusan
7. surat perjanjian
8. surat laporan
9. surat pesanan
10. surat penawaran
C. Menurut sifat isi dan asal surat :
1. surat dinas
2. surat niaga
3. surat pribadi (bersifat kekeluargaan dan resmi)
D. Menurut jumlah penerima surat :
1. surat biasa
2. surat edaran
3. surat pengumuman
E. Menurut keamanan isi surat :
1. surat sangat rahasia
2. surat segera
3. surat biasa
F. Menurut prosedur pengurus surat :
1. surat masuk
2. surat keluar
G. Menurut jangkauan surat :
1. surat intern
2. surat ekstern
CONTOH SURAT
Surat Dinas
SMK NEGERI TEPUS
Jl. Pule Gundes Tepus Gunungkidul
Nomor : 013/SMK Plt.Jy/XII/2012 Jakarta, 22 April 2012
Lampiran : 1 Lembar
Perihal : Pemberitahuan
Kepada
Yth, Bapak/Ibu/Orang Tua/Wali Murid
Di Jakarta
Dengan Hormat,
Agar
terwujudnya keinginan anak-anak kami semua yaitu lulus dengan nilai
yang sempurna, kami telah membuat suatu langkah agar anak-anak Ibu dan
Bapak semua dapat lulus dengan hasil yang maksimal.
Harapan
kami Bapak dan Ibu berkenan memberikan motivasi demi kesuksesan program
belajar kami yaitu sukses mencapai UN. Acara ini akan kami
selenggarakan pada:
Hari, tanggal : Senin, 23 April 2012
Waktu : 08.00-12.00 WIB
Tempat : Ruang Pertemuan Lt. 2
Motivator : Bpk. Karyo Sentono
Tujuan
dari acara ini adalah agar Bapak dan Ibu dapat memberikan motivasi dan
dukungan semangat belajar kepada siswa. Dengan dukungan dari Bapak dan
Ibu sekalian, kami berharap anak murid dapat lebih efisien mempergunakan
waktu yang singkat ini untuk rajin belajar.
Sekian pemberitahuan dari kami. Atas perhatianyya kami ucapkan terima kasih.
Kepala Sekolah SMK N Tepus
Bpk. Sudiyono
Tembusan :
Ketua Yayasan SMK N Tepus
Surat Edaran
SURAT EDARAN
Nomor: …
Kepada: Seluruh Karyawan PT Maju Terus
Dari: Direktur Utama
Perihal: Bantuan untuk korban bencana alam
Seperti kita ketahui bersama, pada tahun 2010 yang lalu, propinsi
Daerah Istimewa Yogyakarta dan Jawa Tengah mengalami musibah bencana
alam berupa letusan Gunung Merapi yang mengakibatkan kerugian, baik jiwa
maupun harta benda. Sampai saat ini, bencana sekunder berupa lahar
dingin masih menjadi ancaman jika terjadi hujan deras. Pada hari Sabtu
tanggal 19 Maret 2011 yang lalu, beberapa rumah di kecamatan Cangkringan
kabupaten Sleman rusak berat terkena lahar dingin menyusul rumah-rumah
di wilayah Magelang yang sudah lebih dulu terkena.
Mengingat masalah tersebut, Direktur PT
Maju Terus mengetuk serta mengajak kita semua untuk bersedia mengulurkan
tangan demi meringankan mereka yang tengah menderita. Bantuan
masing-masing karyawan dapat disalurkan lewat Sekretaris Perusahaan dan
akan diteruskan kepada para korban. Prioritas penyaluran bantuan akan
diberikan kepada para pengungsi di lokasi pengungsian yang paling dekat
dengan kantor perusahaan yaitu di posko Banjarharjo. Dari setiap
departemen agar mengirimkan satu perwaklan karyawan untuk turut serta
menyerahkan sumbangan tersebut.
Demikian surat edaran ini dibuat, atas perhatiannya disampaikan terima kasih.
Yogyakarta, 21 Maret 2011
PT Maju Terus
Arman Perdana
Direktur Utama
Surat Panggilan / teguran
PEMERINTAH KABUPATEN CIAMIS
DINAS PENDIDIKAN
SMP NEGERI 1 PAMARICAN
Jalan Cikupa No. 1 Tlp. (0265) 742524 Pamarican Ciamis Pos 46382
Nomor : ……./422/BP SMP.01/2012 Pamarican,……………………..2012
Hal : Panggilan Orangtua
Kepada
Yth. Orangtua
siswa dari____________________________
Di
Tempat
Assalamu’alaikum
War. Wab
Sehubungan
dengan adanya sesuatu yang perlu disampaikan kepada bapak / Ibu, maka kami
mengundang bapak/ibu selaku orangtua siswa dari :
Nama : ___________________________________
Nomor Induk :___________________________________
Kelas :___________________________________
Dengan
ketentuan sebagai berikut :
Hari/Tanggal : ___________________________________
Waktu : Pukul 08.00 WIB s/d Selesai
Tempat : Ruang BP/BK SMP N 1 Pamarican
Mengingat
sangat pentingnya hal diatas kami mohon bapak/ibu hadir tepat waktu. Atas
perhatian dan kehadirannya saya ucapkan terimakasih.
Wassalamu’alaikum
War.Wab
Kepala Sekolah Wali
Kelas
Drs. Dadang Supriatna ______________________
NIP.19651012 199211 1 001 NIP.